שרותי נוטריון אקספרס
משרד עורכי דין ונוטריון משה אלפסי
ארכיב נוטריוני – ניהול ופיקוח
מאת: אלעד שניר, צוות אתר Israelnotary
מחפשים אחר מסמך ארכיוני חשוב אשר נחתם לפני שנים רבות? במאמר הבא תקבלו מידע מקיף על הנושא ותוכלו לדעת למי לפנות על מנת לערוך את הבירור הרלוונטי.
נוטריון מחויב לנהל ארכיון לצורך שמירת המסמכים. על פי כללי האתיקה המקצועית אליהם כפופים כל הנוטריונים בישראל, יש להקפיד על טיפול מלא במסמכים, שמירתם במקום סודי ותחת פיקוח ועיון בהם לעיתים קרובות. מטרת הארכיב הנוטריוני היא לספק ללקוחות אפשרות לבדוק מסמכים חתומים ולבחון את זכויותיהם. על פי סעיף 30 לחוק הנוטריונים, שר המשפטים רשאי להקים ארכיון מרכזי למסמכים נוטריוניים. יתרה על כך, בסמכותו של שר המשפטים לחייב נוטריונים לשלוח לארכיון במועד שנקבע מראש עותק ממסמכים מסוימים או מסוגי מסמכים. את אופי המסמכים קובעות התקנות המאושרות על ידי ועדת החוקה חוק ומשפט של הכנסת.
חשיבות הארכיון
חשיבות הארכיון המרכזי גדולה ולכן ישנה דרישה בקרב עורכי דין ונוטריונים רבים להקימו. על פי חוק הנוטריונים, אל הארכיון יישלחו כל אישורי הנוטריונים כשבע שנים לאחר הפקתם. המשמעות היא שהארכיון יכיל גם מסמכים של נוטריונים שנפטרו או שהפסיקו את פעולתם. באופן עקרוני, על מנת להשיג מידע מתוך ארכיב נוטריוני יש לפנות אל משרד הנוטריון. אמנם על פי כללי האתיקה הוא כאמור מחויב להחזיק בארכיון כזה, אך ישנם מקרים בהם הנוטריון נפטר, הפסיק לעבוד או עזב את הארץ. במקרים אלו קשה יותר להיחשף אל הארכיב הנוטריוני ולנצל את המידע המופיע בו.
התקלות הנוצרות כתוצאה מהיעדר ארכיב מרכזי
העובדה כי אין ארכיב נוטריוני מסודר יוצרת מספר תקלות מרכזיות אותן כדאי למנות:
א. הצורך בשמירת המסמכים – כיום נדרש כל נוטריון בישראל לשמור במשרדו את כל האישורים שהוציא בחלוף שבע שנים. מדובר על כמות אדירה של מסמכים. הצורך הזה קיים גם במסמכים אשר עברו עשרות שנים מאז הוצאו לאור.
ב. סיום התפקיד – נוטריון המעוניין כיום לסיים את תפקידו לא יכול להעביר את הארכיב שלו אל ארכיון מרכזי. עליו לדאוג לשמרו, על פי כללי האתיקה, גם אם הוא פרש לגמלאות.
ג. אובדן ארכיונים – על פי הסעיף הרלוונטי בחוק אשר מצביע על סמכותו ברשות של שר המשפטים, ארכיון של נוטריון שנפטר אמור להיות מופקד בארכיב המרכזי. היות ואין כיום ארכיב מרכזים, ארכיונים רבים פשוט הולכים לאיבוד.
ד. זכאות לעותק – הלקוחות נפגעים גם הם מהעובדה שאין ארכיון מרכזי. לדוגמא, כאשר אדם זכאי לקבל עותק מאושר של עותק שעל הנוטריון לשמור הוא צריך לפנות אל הנוטריון או אל יורשיו על מנת למצוא את הארכיון הרלוונטי.
ה. מקרקעין – בדיני מקרקעין עולה לעיתים קרובות הצורך בארכיון. כאשר מדובר על מקרקעין לא מוסדרים, ההעברות נעשות בייפויי כוח נוטריונים בלתי חוזרים. אם הנוטריון נפטר לא יכול הקונה לבדוק אם אכן ייפוי הכוח תקפים לגביו.
אז איך בכל זאת מוצאים מסמכים מארכיון נוטריוני?
הקמת של ארכיון מרכזי תחסוך המון מאמץ עבור משרד המשפטים, עורכי הדין, הנוטריונים והאזרחים. למרות שלא מדובר על סמכות שבחובה, ישנו צורך מהותי במנגנון מן הסוג הזה. על מנת להשיג כיום חומר מתוך ארכיון יש לפנות קודם כל ישירות אל הנוטריון. במידה והוא פרש, יש למצוא דרך ליצור איתו קשר. במקרים בהם הנוטריון נפטר ניתן לבדוק מי הם יורשיו. הנוטריון מחויב לשמור את הארכיון גם לאחר שבע שנים ולכן ניתן באופן תיאורטי למצוא את המידע. שנית, המחלקה לרישוי נוטריונים מקבלת לעיתים חומר נוטריוני מתוך ארכיבים שנמסרים לה. אלו חומרים המועברים על ידי קרוביהם של נוטריונים שנפטרו או נוטריונים בעצמם. כדאי לפנות אל המחלקה לצורך בירור או לבדוק מול ארכיב משרד המשפטים האם המסמכים קיימים שם.
לקריאה נוספת באתר ראה:
