שרותי נוטריון אקספרס

צורה חיצונית של מסמכים נוטריוניים

מאת: אלעד שניר, צוות אתר Israelnotary

תקנות הנוטריונים מגדירות מספר כללים המפרטים כיצד נראה מסמך אשר יצא תחת ידיו של נוטריון מוסמך. באמצעות כללים אלה, מובטחת אמינותו של המסמך החתום בידי נוטריון.

חוק הנוטריונים; תקנות הנוטריונים…

התקנות מגדירות כללים שונים אשר כוללים סוגים שונים של מסמכים שנוטריון מוסמך לחתום עליהם והאופן הנכון לערוך אותם. חשיבות כללים אלה בכך שהם מבטיחים שקיפות ואינטרסים של הלקוח. החוק מסדיר בעיקר מיהו נוטריון ואילו התקנות מסדירות את האופן בו הנוטריון פועל וכיצד עליו לערוך מסמכים שונים. התקנות מפורטות, בין היתר כאמור, על מנת לאפשר אמינות גבוהה יותר למסמך.

מדוע בכלל שתהיה דרישת צורה מסוימת?

לכאורה, כל עוד מסמך מסוים מפרט את מה שאנחנו צריכים שיפורט בו, מה זה משנה מה הצורה בה נרשם? כאשר ישנו חוזה מסוים המבטא הסכמה של שני הצדדים, לא יינתן משקל לכותרת ויינתן משקל למהות המסמך על פני הצורה. אולם, ישנן כמה סיבות בגללן נוטריון צריך לעמוד בדרישות צורה מסוימות. חלק מהסיבות לכך הן הצורך ביצירת סטנדרט בין לאומי שעל פיו פועלים נוטריונים בעולם כולו. האחידות משרתת את האפשרות של ערכאות בכל מקום בעולם – בפרט במדינות החברות באמנות הנוגעות לעניין הנוטריונים – להבין כי אכן מדובר במסמך שאושר מבחינה נוטריונית וכי הוא עומד בכללים השונים לאישור נוטריוני.

דוגמאות לדרישות צורה של מסמכים נוטריונים

תקנות הנוטריונים כוללות, כאמור, סדרה של כללים הנוגעים לשלל המסמכים והאישורים שנוטריון מוסמך לתת. כך למשל, ישנו כלל הקובע כי אם אישור נוטריוני ניתן על גיליון נייר נפרד מזה שאליו הוא מתייחס, ייקשר הגיליון הנוסף בסרט אל הגיליון האחר, וקצות הסרט יחוברו ויודבקו אל הגיליון בתו אדום, שיוטבע בחותם הנוטריון. לכאורה, מדובר בתנאי של צורה בלבד, אלא שבפועל, רק כך אנחנו יכולים להיות בטוחים כי האישור הנוטריוני מתייחס לאותו מסמך נפרד שנקשר אליו. שידוך פשוט הוא קל מדי לזיוף. נוטריון לא ינפיק אישור אלא על פי הכלל הזה, וכך אנחנו יכולים להבטיח כי המסמך נערך על ידי נוטריון ולא על ידי אדם אחר, למשל.

חלק אחר של כללי הצורה של אישורים הניתנים על ידי נוטריון מתייחס לציון עובדות שונות. כך למשל, ציון השכר שגבה בעד האישור או שמבקש השירות חייב בו. אם לא גבה נוטריון שכר בגין שירות שנתן, עליו לציין את הסיבה לכך. כך, יכולה הרשות המעיינת באישור להבין את מכלול הנסיבות לנתינתו ולהעריך את אמינותו בדרך נוספת. כאשר נוטריון נותן אישור על "תעודת חיים" – תעודה המעידה כי אדם פלוני נמצא חי, עליו לצרף נוסף לחתימתו שלו והחותם שלו גם את חתימת האם נשוא האישור; ואם מסיבה כלשהי לא ניתן לצרף את החתימה, יציין מדוע. כל אלה כללים שנועדו להבטיח כי המסמך הנוטריוני אמין ועומד בכל הכללים של חוק הנוטריונים והאתיקה של הנוטריונים.

חתימה וחותם

אחד הסממנים המובהקים ביותר של נוטריון הוא החתימה והחותם. כל אישור נוטריוני ייחתם ביד על ידי הנוטריון ויוטבע בחותם. גם סוג החותם מוגדר בתקנות ויש צורות מוגדרות בתוספת של התקנות. נוטריונים שונים, המשמשים בתפקידים בבית המשפט, אף חייבים להשתמש בחותם מתכת בו מופיעים סמל המדינה ובית המשפט בו הם משמשים.

חשוב להבין כי ניתן אמון רב בחתימתו של נוטריון ובאישור של נוטריון בכל אותם אישורים מיוחדים שנוטריון מוסמך לתת. אלה אמנם סימנים חיצוניים, אולם הם מקשים מאוד על נתינת אישור בטעות מחד וכן על זיוף מאידך. כל דרישות הצורה של אישור נוטריון משרתות את המטרה העיקרית של אישור הנוטריון– האפשרות להסתמך עליו. דרישת הצורה איפוא, במה שנוגע אל אישורים נוטריוניים היא במידה רבה עניין מהותי של ממש, אשר בלעדיו לא ניתן להסתמך בצורה מלאה על אישור נוטריוני.