שרותי נוטריון אקספרס

כיצד נוטריון מחויב לנהל את רשומותיו על פי החוק?

מאת: אלעד שניר, צוות אתר Israelnotary

נוטריון מחויב לנהל את רשומותיו על פי תקנות המפיעות בחוק. במאמר הבא נציג את התקנות הללו, נבין כיצד הן מתבצעות ונסביר מה המשמעות שלהן מבחינה מעשית.

חוק הנוטריונים, תשל"ו 1976 ותקנות הנוטריונים, תשל"ז 1977 מציינים באופן מפורש דגשים והבהרות בנוגע לעבודתו התקינה והחוקית של עורך דין נוטריון. מטרת הדגשים היא מצד אחד להקל על עבודת הנוטריון, אך מצד שני לבצע ביקורת, למנוע חוסר בהירות ולוודא כי פעילות הנוטריונים מתבצעת כהלכה. מבין כל התקנות, מעניין לבחון את התקנות אשר מתייחסות לניהול הרשומות.

החלפת שימוש בכרטסת בספר הנוטריון

בתקנה 24 לתקנות נקבעים שלושה סעיפים הנוגעים לניהול הרשומות של הנוטריון על פי החוק:

א. כרטסת אלפביתית – על הנוטריון להחזיק בכרטסת אלפביתית בה מופיע שמו של כל אדם אשר אשר או שבשמו נעשתה פעולה.

ב. רישום – על הנוטריון לציין בתוך הכרטיס הרלוונטי את מהות הפעולה, את התאריך בו היא בוצעה ואת המספר הסידורי של האישור הנוטריוני אותו סיפק.

ג. תחליף לכרטסת – בתקנה 24 מצוין כי הנוטריון רשאי לנהל ספר נוטריון. על מנת שספר זה יוכל להחליף את הכרטסת על הנוטריון להשתמש בשורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית אשר אותה יש לרשום. פעולות אלו מופיעות בסעיף ב' לעיל.

האם יש לנהל את הרישום בספר בסדר כרונולוגי או אלפביתי?

אחת השאלות העולות מתוך סעיף ג' בתקנה 24 לתקנות הנוטריונים היא האם יש לנהל את ספר הנוטריון על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי. בעוד בנוגע לכרטסת מציינות התקנות בפירוש כי יש לנהל את הרישום בסדר אלפביתי, הוראה מן הסוג הזה לא מופיעה בהקשר של ספר הנוטריון. בעקבות ביקורת אותה ביצע משרד המשפטים הוחלט כי ספר הנוטריון ייחשב תקין בין אם הוא מנוהל על פי סדר כרונולוגי ובין אם הוא מנוהל על פי סדר אלפביתי, כל עוד הרישום ביחס לכל פעולה כולל את כל הפרטים הנדרשים על פי חוק. במילים אחרות, הנוטריון רשאי לנהל ספר ברישום אלפביתי וגם כרונולוגי אך עליו להקפיד על הפרטים המופיעים בו.

עותק קשיח על נייר – גם לצד תוכנות מחשב ייעודיות

הנוטריון מחויב לנהל את רשומותיו על פי החוק בעותק קשיח, וזאת בנוסף לכל עותק ממוחשב אחר. המשמעות של החוק היא שגם תוכנות לניהול ספרים ורשומות, המיועדות לסוג כזה של רישום, אינן מספיקות על מנת לעמוד בתנאי הרישיון. חלה על הנוטריון חובה מוחלטת לנהל את הרישום על נייר. רישום במחשב אינו מקיים את התקנות, גם אם הנוטריון מפעיל גיבויים או כלי פיקוח נוספים.

רישום נפרד על הכנסות

תקנה רלוונטית נוספת לשאלה כיצד מחויבים נוטריונים לנהל את רשומותיהם נוגעת לעניין השכר. בתקנה 25 מצוין כי הנוטריון ינהל רישום נפרד על הכנסותיו משכר אותו קיבל עבור פעולות שביצע כנוטריון. כמו שאר החובות, גם חובה זו חלה על הנוטריון עצמו ולא על מישהו מטעמו. מנהל חשבונות או רואה חשבון המטפלים בענייניו הפיננסיים של הנוטריון או של משרד עורכי הדין במסגרתו הוא פועל אינם אחראים לקיום התקנה.

מדוע מקפיד המחוקק על רשומות הנוטריון?

לסיכום, האופן בו ינהל הנוטריון את רישומיו מעיד במידה רבה על החשיבות שמייחס משרד המשפטים אל התפקיד. לא ניתן להסתפק ברישום סטנדרטי על מנת לעקוב אחר פעולותיו של הנוטריון. מדובר על תפקיד מאוד רגיש ובעל סמכויות ייחודיות. התקנות הנוטריוניות מקפידות על אופן עריכת הרישום ומציינות את כל הפרטים הקטנים. בכל מה שקשור אל תקנות הנוטריונים ובעיקר בנושאים הנוגעים ברישום, החוק אינו משאיר אף מקום לפרשנות. יש למלא את התקנות במלואן ולהבטיח ניהול רשומות תקין.