תמלול הקלטות עבור הגשה בפני בית משפט הוא תהליך מובנה ומסודר, תהליך המחייב ערנות ודריכות מרביות, יכולת דיוק, שימת לב לכל פרט, לכל מלה, לכל פסיק, לכל נקודה. לעבודת תמלול חוקים משלה שיש להכיר על מנת לבצעה אותה בדיוק ובמקצועיות. עבודת תמלול הקלטות מבצעות חברות אשר מתמחות בתמלול קלטות אם לצרכים פרטיים ואם לצרכי תביעות בבית המשפט, שם לכל מלה עשויה או עלולה – תלוי בהקשר – להיות השפעה גדולה על הכף המכריעה, לעתים כף מכרעת של סיכויי נאשם להיענש או להיות מזוכה עד כדי כך, על כן חשיבותה הרבה של מקצועיות בהליך העבודה.
את עבודת התמלול מבצע המתמלל איש המקצוע בתחום זה, הוא מאזין להקלטות שהגיעו לידיו ביסודיות ודייקנות, משכתב ועורך את כל הנאמר על גבי קובץ כתוב נקי ומסודר בהתאם לכללי תמלול המוכרים לעוסקים בתחום. תמלול לבית משפט צריך להיות נאמן למקור – מלה במלה צריכה להיות מתועדת נאמנה. הנאמנות והדיוק הם תנאי הכרחי לקבילותה כמסמך משפטי.
במקביל ולאחר הגשת התמלול נדרשת הימצאות חוות דעת מומחה המהווה אישור סופי לבית המשפט על העבודה שנעשתה, לבית הדין הרבני, למשרד הביטחון או לכל מוסד אחר. לעיתים חברת תמלול המבצעת המרת קבצי שמע לכתוב תידרש להעיד באזהרה על נכונות ואמינות התמלול בפני כבוד השופט בבית המשפט.
בית המשפט לא מקבל תמלול עצמאי אלא של חברה מוכרת, המספקת שירות מקצועי של תמלול משפטי.
תמלול הקלטה הוא ראיה (לצד אישור וחוות דעת נדרשת כאמור), ולכן נדרש תהליך מובנה ומסודר שלו. הגשת תמלול נדרשת להתבצע על פי דיני הראיות ואליה יש לצרף את הצהרת המקליט. חשוב לציין, כי בהעדר הצהרת המקליט התמלול עלול להיפסל .
תמלול מקצועי ומוקפד מהווה כלי עבודה חשוב עבור העורך דין כאשר הוא בא לייצג חשודים או נאשמים. בהינתן התמלול כראיה משפטית קבילה, יש אפוא חשיבות רבה לתמלול מקצועי, המתבצע בכפוף לדרישות סף מחמירות. כל הליך משפטי המבוסס על עובדות ועל חומר כתוב מוצק, לרבות, כמובן, תמלול של שיחות מוקלטות, מגביר את סיכוי העורך דין להשיג את המטרה שאליה הוא חותר ולגרום לתוצאה הטובה ביותר האפשרית עבור מרשו.
מתמלל מקצועי, מאומן ומיומן, יודע להבחין בכל מלה, באופן ההגייה שלה; הוא יודע לזהות קולות, להפריד בין משפטים ולזהות את האופן, את הנימה ואת הטון, שבהם נאמרים הדברים. הוא מביא לא רק תיעוד מדויק, מלה במלה, של הנאמר אלא גם את רוח הדברים, את האווירה. הוא מאפשר למי שקורא את הדברים לראות בעיני רוחו את המעמד שבו בוצעה ההקלטה, אשר שימשה מקור לתמלול.