ניהול סיכונים במשרדי עורכי דין

משרד עורכי דין מנהל תהליכים רבים. לא רק את הלקוחות והתיקים אלא גם את העובדים שבמשרד, השותפים העסקיים, טכנולוגיות שונות ועוד.

ניהול סיכונים מאפשר למשרדי עורכי הדין לחזות אילו מקרים עלולים להשתבש בתהליכי העבודה ולהתכונן אליהם בהתאם. ישנם מגוון פעולות הכנה לכל מיני תרחישים. ניהול הסיכונים מותאם באופן אישי לכל משרד, על פי המאפיינים שלו ואופי העבודה.

מה כולל תהליך ניהול סיכונים.

כדי לדעת לנהל את הסיכונים צריך להבין מה הם. זאת אומרת שיש לשבת ולאפיין את מכלול הסיכונים האפשריים שיכולים לפגוע בפעילות השוטפת של המשרד. ישנם חברות המציעות שירותי ניהול סיכונים כאשר נציג מטעמם שעבר קורס ניהול סיכונים, מבצע את ההערכה באופן מקצועי.

לאחר שזוהו כל הסיכונים האפשריים, מבוצע ניתוח שמטרתו להבין מה ההיתכנות שהם יקרו ובשל כך להחליט אם נדרש להתכונן אליהם.

בשלב הבא מעריכים את הסיכון. כאן מתבצעת בקרה על תהליכי העבודה ומנסים לחזות את תוחלת הנזק. איזה משאבים ניתן להשקיע כדי למנוע את הנזק ועוד.

השלב הסופי הוא טיפול בסיכון. הטיפול לא נעשה בזמן אמת כאשר הסיכון מתרחש אלא כפעולת מנע. מקדימים תרופה למכה ונערכים למניעת הסיכון או צמצום היקיפיו. החברה משקיעה משאבים כדי לשנות תהליכי עבודה, להקצות עובדים לתפקידים שונים כדי למזער נזקים צפויים.

אלו סיכונים קיימים במשרד עורך דין?

עובדי המשרד- עורכי הדין ועובדיהם נחשפים למידע רב. כאשר יש תחלופה גבוהה של עובדים זה כרוך בסיכון בכך שחומר רגיש ידלוף ויעבור למשרד מתחרה, יפגע בתדמית המשרד או יבריח לקוחות.

לקוחות המשרד- כאשר מתקשרים עם לקוח במשרד עורכי דין יש בכך סיכון. יתכן והלקוח לא יהיה מרוצה מהטיפול בתיקו ויתבע על רשלנות מקצועית.

מאגר מידע- מחשבים וציוד משרדי יכולים להיגנב או להיפרץ ובכך לחשוף מידע על הלקוחות של המשרד.

כיצד ניתן להיערך?

ניתן להקדים תרופה למכה בכל מיני דרכים. לבצע סינון קפדני של עובדים, להחתים על הסכמי סודיות, לוודא מיהם לקוחות המשרד ומה עברם, לדאוג לאבטח את כל מאגרי המידע בצורה מקסימלית בסיסמאות מורכבות ותכנות סייבר.

למקרה הצורך, מומלץ לדאוג לפוליסת אחריות מקצועית. זו פוליסה שנועדה לשפות את עורך הדין במקרים של תביעות כלפיו בהם הוא נאלץ לשלם לצד שלישי כסף שנובע מהפרת חובתו המקצועית. ביכולתה של פוליסה זו לצמצם את הנזק בגין סיכון זה.