שרותי נוטריון אקספרס
משרד עורכי דין ונוטריון משה אלפסי
המחלקה לרישוי נוטריונים
מאת: אלעד שניר, צוות אתר Israelnotary
למחלקה לרישוי נוטריונים הפועלת תחת משרד המשפטים יש תפקידים רבים. במאמר הבא נציג את התפקידים ונסביר כיצד כל אחד מהם קשור לאזרחים ולעבודתו התקינה של הנוטריון.
חוק הנוטריונים, התשל"ו- 1976 קבע כי על משרד המשפטים להקים מחלקה אשר תפקידה רישוי נוטריונים. בין היתר, מטרת המחלקה היא לטפל בבקשות לרישיון נוטריון המוגשות על ידי עורך דין אשר עומדים בתנאי הסף ובקריטריונים. המחלקה לרישוי נוטריונים מרכזת מהבחינה הזו את עבודתה של ועדת הרישיונות, שהיא הגורם המעניק את הרישיון בפועל.
מי הם החברים בועדת הרישיונות?
ועדת הרישיונות פועלת גם היא מתוקף החוק ומונה שבעה חברים:
א. מנכ"ל משרד המשפטים – זהו הגורם אשר אוחז בתפקיד יו"ר ועדת הרישיונות.
ב. נציגי ציבור – ישנם בסך הכל שלושה נציגי ציבור, כאשר אחד מהם הוא רואה חשבון והשניים האחרים עורכי דין.
ג. נוטריון – פעילות הנוטריון במסגרת ועדת הרישיונות מספקת מימד מעשי להחלטות.
ד. לשכת עורכי הדין – בועדת הרישיונות חברים שני נציגים מלשכת עורכין הדין.
הדרכה לעובדי בתי המשפט לפני אימות חתימת הנוטריונים
סעיף 45 לחוק הנוטריונים מספק לעובדי בתי משפט ברחבי הארץ את הסמכות לאמת חתימה של נוטריונים על גבי מסמכים המיועדים לשימוש מחוץ לישראל. על מנת שעובדי בתי המשפט יוכלו לממש את הסמכות הזו הם צריכים לעבור הכשרה. על ההכשרה אחראית המחלקה לרישוי נוטריונים, המבצעת הדרכה מלאה, תיאורטית ומעשית, של האופן בו יש לאמת חתימה של נוטריונים. אימות החתימה הוא חלק חשוב בהליך המשפטי משום שניתן להשתמש במסמכים אלו במדינות שונות. ללא אימות של חתימת הנוטריונים על ידי עובדי בתי המשפט לא יחזיק המסמך בתוקף המתאים ולא יוכל לשמש את האזרחים.
פיקוח על העבודה השוטפת של הנוטריונים באמצעות מבקרים
המחלקה לרישוי נוטריונים היא זו אשר מפקחת על עבודתם השוטפת של הנוטריונים. המחלקה עושה זאת באמצעות העסקת מבקרים, המכירים היטב את חוק הנוטריונים, את התקנות ואת צורת העבודה התקינה עליה הנוטריונים צריכים לשמור. הפיקוח אינו מוגבל לערים מסוימות בלבד אלא מתבצע בהיקף ארצי. מבחינה כמותית, המחלקה לרישוי נוטריונים מבצעת מאות ביקורות בשנה. מעבר לכך, תפקידה של המחלקה לרישוי נוטריונים הוא לקבל דיווחים שוטפים מהמבקרים בשטח. בצורה כזו יכולה המחלקה לפקח על הנעשה ולהגיב מוקדם ככל האפשר כאשר מתעוררות בעיות ודילמות. לאחר קבלת הדיווחים מבצעת המחלקה לרישוי נוטריונים מעקב אחר תוצאות הביקורת ובוחנת אותן. תוצאות אלו יביאו בסופו של דבר לגיבוש מסקנות על העמדה לדין משמעתי, מקביל למסירת התוצאות אל היועץ המשפטי לממשלה לצורך המשך טיפול.
הגשתם תלונה נגד נוטריון? תפקידה של המחלקה הוא לבחון אותה
תלונות המוגשות נגד נוטריונים מגיעות אל המחלקה לרישוי נוטריונים. בעת קבלת התלונה פונים נציגי המחלקה אל הנילון, מבקשים את תגובתו ומבצעים בדיקה של כל נספחי התלונה. בשלב הבא תגבש המחלקה לרישוי נוטריונים המלצות בדבר העמדה לדין וגם כאן יימסרו תוצאות אלו אל היועץ המשפטי לממשלה. באופן עקרוני, היועץ המשפטי לממשלה משמש קובל על פי החוק והוא זה המחליט על הפעלת סנקציות בהתאם לדו"ח אותו מגישה המחלקה.
רישום, מעקב ופרסום אגרות התשלום עבור שירותי הנוטריון
תפקיד נוסף של המחלקה לרישוי נוטריונים הוא לנהל רישום ומעקב אחר מאגר הנוטריונים. בעזרת רישום זה יכולה המחלקה לפקח על שינויים במספר הנוטריונים ולספק נתונים לגופים המוסמכים. מעבר לכך, המחלקה מפיקה את אגרות הרישיון ואף מטפלת בעדכון האגרה השנתית. גם אגרת שכר שירותי הנוטריון והפרסום שלה נמצאים תחת תחום אחריותה של המחלקה לרישוי נוטריונים. אלו הן פעולות חשובות המסדירות את עבודת הנוטריון ומבטיחות כי המדינה תמשיך לפקח על עבודתם של עורכי הדין המוסמכים כנוטריונים.
לקריאה נוספת באתר ראה:
